For vår eminente partner Brainworker, som blant annet selger samhandlingsløsninger, har lite forandret seg de siste to månedene – de har alltid hjemmekontor. Vi har tatt en digital prat med Arne Nielsen, CEO i Brainworker, om hvordan han praktiserer samhandling fra sitt faste kontor hjemme. Nielsen delte også sine beste tips for å opprettholde gode arbeidsrutiner. 

Kontoret er i hodet

Arne Nielsen er rask med å påpeke at kontoret sitter i hodet, og det betyr ingenting hvor du befinner deg når du skal jobbe. Nielsen har i en årrekke selv praktisert hjemmekontor, og dagene med pendling har han for lengst lagt bak seg. Han fokuserer nå på å hjelpe andre bedrifter å jobbe smartere.

«Det er svært viktig å koble sammen kunnskap, så den ikke bare sitter i et hodet! Jeg som ansatt har liten verdi for min bedrift, hvis jeg ikke kan dele min kunnskap med mine kollegaer uavhengig av hvor vi sitter. Tenk hvis jeg plutselig en dag blir borte?»

Dette får du gjort med en god samhandlingsløsning. Nielsen mener digital samhandling er essensielt for ansattes utvikling og samarbeid. Tiden vi er inne i nå viser hvor fort omstendighetene kan endre seg og hvor viktig det er å kunne ha muligheten til å jobbe hjemmefra, selv når dette ikke er noe du gjør hver dag.

Kommunikasjonsmetode

Nielsen mener det er viktig å påpeke at det er stor forskjell på å sende en e-post, og digitalt arbeid.

 «Når du sender en e-post velger du å jobbe i silo. Dersom du istedenfor kommuniserer i et forum, vil flere få tilgang til kunnskapen samt ha mulighet til å kunne dele og komme med innspill.»  

Dette kan øke både produktivitet og effektiviteten i en bedrift, ifølge Nielsen selv. Men det er viktig at bedriften tar en avgjørelse om hvordan de skal kommunisere, slik at alle er på den samme plattformen. Det må gjøres et godt grunnarbeid og en analyse av bedriftens og de ansattes behov og ønsker, dette for å oppnå optimalt utbytte av å investere i en samhandlingsløsning.

Økt produktivitet og effektivitet

I en samhandlingsløsning som HCL Connections har du mulighet til å lage digitale felleskap hvor kunnskap og erfaringer kan deles, men også andre funksjoner som videomøter.

Ifølge Arne Nielsen er nettopp videomøter ofte mer effektivt enn fysiske møter. Dette bidrar ikke bare til å øke produktivitet og effektivitet, men gir også økonomiske besparelser i form av lavere reisekostnader for bedriften. En god kombinasjon er ofte det beste.

I tillegg er det enklere å jobbe sammen med mulighet til å dele dokumenter gjennom HCL Connections. Dokumentene lagres med «one truth», altså kun en versjon som oppdateres raskt. Dette kan gjøres fra din datamaskin eller mobile enheter. Nielsen kan fortelle oss at oppdateringen går fort fordi det er kun endringer som synkroniseres mot originalen, og ikke hele dokumentet. En slik måte å jobbe på gir de ansatte større fleksibilitet.

Arne Nielsens ti tips for å jobbe med hjemmekontor

1. Ha kontortid
   Gjør en deal med resten av familien/de du bor med om når du har kontortid. Avtal også når dere kan møtes for en god lunsj.
2. Husk korte pauser
   Ingen jobber timevis i strekk uten å gå på do, hente vann eller fylle på kaffekoppen. Du trenger pauser for å holde konsentrasjonen oppe.
3. Et kontor
   Dersom du har mye hjemmekontor burde du ha et eget rom du kan lukke døren til når arbeidsdagen er over.
4. Lag lister og oversikter
   Lag en oversikt over arbeidsoppgaver du skal gjennomføre, i prioritert rekkefølge. Start dagen med disse arbeidsoppgavene, før du lar mailboksen fylle listen og forstyrre din arbeidsflyt.
5. Ha det ryddig rundt deg
   Uansett om du har en kontorpult, eller i disse dager bruker spisebordet som provisorisk kontor, bør du alltid ha det ryddig rundt deg i din synsvinkel. Dette for å unngå distraksjoner.
6. «Det som haster er ikke alltid det som er viktig»
   Husk at der du opplever at det brenner mest, ikke nødvendigvis er det som er viktigst. Prioriter de oppgavene som er viktig for bedriften.
7. Skru av varsler på datamaskin og mobil
   Du styrer selv når du er tilgjengelig. Det kan fort bli for mye dersom du til enhver tid skal svare på mail så fort de kommer i innboksen.
8. Ha mapper til hvert prosjekt
   Slik kan du enkelt kan åpne en digital mappe når de trengs, og lukke de bort når du er ferdig. Hvis du bruker en samhandlingsløsning, bidrar også dette til en bedre samarbeid og arbeidsflyt med dine kollegaer.
9. Kle deg for jobb
   Dersom du har mye videomøter bør du alltid kle deg for jobb. Dette er uansett lurt for å signalisere til hjernen at du er på jobb.
10. Og husk...
    «Jobben er ikke et sted, det er noe du gjør»

Fortsatt usikker på hva en god samhandlingsløsning kan gjøre for deg og din bedrift?