Først: Hva er et samhandlingsverktøy? Kort fortalt: et samhandlingsverktøy hjelper en gruppe på to eller flere ansatte til å samarbeide. Ved hjelp av verktøyet kan de administrere informasjonen internt i bedriften, sette opp møter, sende interne meldinger og mye mer.
Siden de fleste av oss nå sitter på hjemmekontor blir det også viktigere å administrere informasjonen slik at den blir lett tilgjengelig for alle som skal ha tilgang på den. Vi tror denne måte å jobbe på blir den vanlige fremover, også etter at vi fysisk kan gå tilbake på jobb. Vi kommer til å reise mindre og jobbe mer digitalt og da trenger vi nye verktøy til å hjelpe oss.
Det finnes en rekke gode verktøy på markedet og det kan være vanskelig å vurdere hvilket som passer best for din bedrift.
For å hjelpe deg med å sammenligne forskjellige samarbeidsverktøy, bør du vurdere disse viktige faktorene:
- Hvilke behov er de viktigste for deg? Trenger du for eksempel en brukervennlig app for direktemeldinger for teamet? Eller trenger du et konferanseverktøy som vil være enkelt for ansatte og samarbeidspartnere å bruke? Eller kanskje du trenger et nytt intranett, eller en løsning for dokumentdeling. Å finne ut hvilke forretningsbehov verktøyet skal dekke vil hjelpe deg med å identifisere hvilke samhandlingsverktøy du skal vurdere.
- Brukervennlighet, som er med på å bestemme i hvilken grad løsningen vil bli tatt imot, er svært viktig. Hvis du investerer i et samarbeidsverktøy som har en bratt læringskurve er det mindre sannsynlig at det blir tatt i bruk av de ansatte.
- Bruk av virtuelle team er en av de viktigste komponentene i en samhandlingsløsning. Sjekk at de enkelt kan settes opp og administreres av brukerne selv uten hjelp fra IT-avdelingen.
- Sikkerhet, hvordan kan løsningen sikre at intern informasjon holdes internt og kun til de ansatte som skal ha tilgang til den. Hvordan administrerer du tilgang for ansatte til dokumenter etc. og har du f.eks. mulighet til å sette tidsbegrensning på tilgangen?
- Kompatibelt, kan du bruke dine eksisterende verktøy som f.eks. Microsoft Office? Det er viktig at løsningen har integrasjoner og plug ins til de andre applikasjonene du bruker i dag.
Pedab har lang erfaring med å levere samhandlingsverktøy som effektiviser og optimaliser din måte å jobbe på.